Các cách thức quản lý, lưu trữ hồ sơ hiệu quả và nhanh chóng

Trong quá trình quản lý, lưu trữ dữ liệu hồ sơ của doanh nghiệp, bên cạnh việc phân loại hồ sơ cũng như đầu tư vào hệ thống tủ đựng hồ sơ, doanh nghiệp cần nắm rõ 1 số quy tắc lưu trữ hồ sơ giấy để việc tìm kiếm, truy xuất nhanh chóng và khoa học.

Nhiều năm sản xuất, tư vấn và thiết kế tủ hồ sơ lưu trữ dữ liệu, tủ hồ sơ di động văn phòng, giá kệ di động, tủ compactor,… được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và ủng hộ, Steel Design đã đưa ra nhiều lời khuyên, tư vấn hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp 1 cách khoa học.

Trong bài viết này, Steel Design xin gửi đến độc giả các kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ mà doanh nghiệp cần nắm rõ để áp dụng vào thực tiễn.

1/ Lưu trữ hồ sơ theo vần, theo mẫu tự chữ cái

Là hình thức lưu trữ hồ sơ có kèm 1 bảng mục lục đi theo chủ đề, để dễ dàng tra cứu.

+ định danh theo chủ đề

+ có đặt mã tra cứu, thứ tự và thống nhất

+ có sự hỗ trợ đặt tên mã tra cứu thống nhất giữa tem giấy và máy tính

2/ Lưu theo số, mã số của tài liệu

Trong đó chú trọng lưu trữ dạng số tăng dần. Vì số đếm là vô tận, nên việc sử dụng con số là không hết được.

Có thể lưu số theo mã số, trong đó mã số sẽ chỉ định định danh của tài liệu. Đây là hình thức kết hợp, vừa khác nhau giữa số và lại hiểu rõ mã số đó của vùng tài liệu này đang lưu trữ. Khi cần cứ đến khu vực đó mà lấy tài liệu.
 

Lưu trữ hồ sơ khoa học, phân chia vùng lưu trữ rõ ràng | Credit: Kalynbrook

3/ Lưu máy tính, sổ ghi chú

+ Nếu sử dụng sổ ghi chú bằng giấy thì ghi rõ mã số tài liệu. Đồng thời phân chia khu vực lưu trữ hồ sơ, chẳng hạn khu A, khu B, khu C đi kèm mã số và số. Như thế sẽ dễ dàng tìm kiếm khu vực nhanh hơn, cũng như truy ra ngay mã số cần tìm.

+ Lưu trữ trên máy tính: Sử dụng excel hay phần mềm máy tính chuyên dụng, trong đó việc truy xuất rất nhanh. Tuy nhiên, để tránh tình trạng dữ liệu bị mất hay hư hỏng, cần có phương án lưu trữ trên cloud, hoặc server của doanh nghiệp. Mặt khác, có thể lưu trữ dạng ổ cứng, đĩa CD.

+ Bổ trợ: giấy, kẹp, tem dán nhãn dán phía trước bìa hồ sơ, hoặc bìa kẹp định danh trước ngăn kệ chứa.

Nhớ ghi chú lại thông tin tổng quan, bảng mã tương ứng để trường hợp nhân viên cũ nghỉ việc thì nhân viên mới vào tiếp quản giấy tờ, hồ sơ sẽ dễ dàng nắm vững thông tin dữ liệu, thông tin hồ sơ lưu trữ và kho lưu trữ hồ sơ.

Tốt nhất nên có 1 ghi chép chung, quy định trên file mềm và in ra giấy để sau này nhân viên mới tiếp nhận có thể dễ dàng tiếp cận công việc mới.
 

Quản lý hồ sơ khoa học, tiện truy xuất khi lưu chứa dữ liệu trong tủ hồ sơ văn phòng

4/ Sắp xếp, đánh số, thời gian thực hiện

Điều này đồng nghĩa đến việc phân chia dữ liệu lưu trữ theo thời gian, ví dụ: năm 2023 thì sẽ để năm vào trước, rồi thêm số tháng, mã số định danh đằng sau. Chẳng hạn: B202307TC1 => tạp chí 1, lưu kho tháng 7, năm 2023 nằm tại khu B trong kho tài liệu.

Thiết kế lưu trữ thêm mã vạch barcode, hoặc Qrcode dán vào bìa hồ sơ hay tài liệu. Điều này giúp cho việc quét mã nhanh chóng, không cần phải gõ số rắc rối và sai sót. Mặt khác, việc sử dụng Barcode/Qrcode rất tiện khi quản lý số hóa dữ liệu. Đồng thời cũng bảo mật dữ liệu tối đa, giúp nhận diện hiệu quả tài liệu khi dò mã tham chiếu.

Đây cũng chính là quy tắc phân loại dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ, sách vở của các nhà sách hiện nay.

Steel Design là đơn vị chuyên sản xuất, thi công và lắp đặt tủ hồ sơ văn phòng, giá kệ di động, bàn ghế văn phòng được nhiều Doanh nghiệp tin tưởng và hợp tác. Với trên 21 năm kinh nghiệm tại thị trường Việt Nam, chúng tôi hiểu rõ doanh nghiệp cần trang bị những gì cho văn phòng làm việc của mình hiện đại, sang trọng và tiện nghi.

Mang tiêu chí chất lượng hàng đầu, nhiều năm qua Steel Design đã nỗ lực để tạo ra các sản phẩm chất lượng cùng chế độ bảo hành sản phẩm dài lâu dành cho Khách hàng khi order đặt hàng tại công ty chúng tôi.

Steel Design đã tư vấn và thực hiện nhiều dự án cho các đơn vị doanh nghiệp vừa, nhỏ và lớn tại Việt Nam như BOSCH VIET NAM, NHÀ MÁY MICROSOFT VN, ABBOTT VIET NAM, NGÂN HÀNG UOB ... Xem thêm: Các dự án đã thực hiện bởi Steel Design.